Automatyzacja maili z AI — Make.com Gmail krok po kroku (2026)

Przez dwa lata pracowałem w supportcie klienta. Skrzynka mailowa to było moje główne narzędzie pracy — i główne źródło stresu. Każdego ranka otwierałem Gmail i zaczynałem od żmudnego przeglądu: to reklamacja, to pytanie o cennik, to reklama, to zamówienie, a to znowu ktoś z prośbą o fakturę. Ręczne sortowanie zajmowało mi dobre 20-30 minut dziennie, zanim w ogóle zacząłem pracować.

Dziś robię to samo w zero minut. Automatyzacja maili z AI i Make.com zajmuje się całym sortowaniem za mnie.

W tym artykule pokażę Ci dokładnie jak zbudować ten sam system — krok po kroku, bez pisania kodu.

---

Dlaczego ręczne sortowanie maili to strata czasu

Wyobraź sobie, że do Twojej firmy przychodzi dziennie 40-80 maili. Część to zapytania ofertowe, część reklamacje, część reklamy, a część wewnętrzna komunikacja. Musisz je przejrzeć, ocenić i przekierować do odpowiedniej osoby albo kolejki.

To nie jest praca wymagająca myślenia. To czysto mechaniczne zadanie: czytasz temat i pierwsze zdanie, decydujesz "reklamacja" albo "oferta" i klikasz etykietę. Twój mózg mógłby w tym czasie robić coś znacznie bardziej wartościowego.

Problem narasta wraz z firmą. Im więcej klientów, tym więcej maili. I nagle okazuje się, że masz pełnoetatowego pracownika, którego połowa dnia to kategoryzacja korespondencji.

W 2026 roku AI potrafi sklasyfikować maila z dokładnością ponad 95% — szybciej niż zdążysz mrugnąć. Kategoryzacja maili z AI to nie futuryzm, to narzędzie które możesz uruchomić dziś po południu. Jeśli chcesz zobaczyć szerzej jak AI zmienia codzienną pracę biurową — przeczytaj ten artykuł →

Jeśli dopiero zaczynasz z Make.com — Make.com: pierwsza automatyzacja krok po kroku →

---

Jak działa automatyczna kategoryzacja maili z AI

Cały mechanizm jest prostszy niż myślisz. Oto co się dzieje za kulisami:

1. Przychodzi nowy mail — Gmail wykrywa go i przekazuje do Make.com przez trigger
2. Make.com wysyła treść maila do OpenAI — temat, nadawca i pełna treść wchodzą do modelu
3. AI analizuje mail i zwraca kategorię — np. "reklamacja", "pytanie", "zamówienie", "reklama"
4. Make.com na podstawie kategorii wykonuje akcję — nadaje etykietę w Gmailu, zapisuje do arkusza, wysyła alert albo robi kilka rzeczy naraz

Cały flow trwa od 3 do 8 sekund. Zanim otworzysz skrzynkę rano, setki maili będzie już posortowanych. Obsługa maili automatycznie — bez dotykania klawiatury.

Tak wygląda gotowy scenariusz w Make.com — nazwijmy go "Asystent AI do kategoryzacji maili":

Pełny widok scenariusza — trzy główne moduły i pięć ścieżek routera obsługujących różne kategorie Źródło: zrzut ekranu z panelu Make.com — opracowanie własne

Co ważne — AI nie tylko klasyfikuje kategorie. Możesz poprosić ją o ocenę priorytetu (pilne / normalne) i krótkie podsumowanie maila. Wszystko w jednym wywołaniu API.

---

Co potrzebujesz żeby zacząć (Make.com + konto email)

Lista jest krótka. Nie potrzebujesz serwera, znajomości programowania ani drogich licencji.

Make.com — darmowy plan wystarczy na start (1000 kredytów miesięcznie). Przy dużym wolumenie maili rozważ plan Core za ~36 zł/mies. (link afiliacyjny — zakładając konto przez ten link wspierasz AIzi.pl bez dodatkowych kosztów)

Konto Gmail — tutorial pokazuję na Gmailu, ale Make.com obsługuje też Outlook, IMAP i inne skrzynki.

Konto OpenAI z dostępem do API — potrzebujesz klucza API (nie subskrypcji ChatGPT Plus). Wejdź na platform.openai.com, dodaj 10-20 zł doładowania — to wystarczy na kilka tysięcy klasyfikacji. Klasyfikacja jednego maila kosztuje ułamki grosza.

Etykiety Gmail — stwórz je zanim zaczniesz. Automatyczne etykiety Gmail to fundament całego systemu — bez nich workflow nie ma gdzie odkładać posortowanych maili. Wejdź w Gmail → po lewej stronie przy "Etykiety" kliknij +, nadaj nazwę i zapisz. Moje kategorie z tego scenariusza:

• Inne
• Pilne!
• Pytanie
• Reklama
• Reklamacja
• Współpraca
• Zamówienie

Stwórz wszystkie etykiety zanim zaczniesz — Make.com będzie je nadawał automatycznie Źródło: zrzut ekranu z panelu Gmail — opracowanie własne

---

Bezpieczeństwo danych — co warto wiedzieć zanim zaczniesz

Treść maili klientów to dane osobowe — zanim uruchomisz taki workflow na produkcji, warto zdawać sobie sprawę że trafiają one do zewnętrznych serwisów (OpenAI, Make.com). Przeczytaj warunki obu narzędzi i jeśli masz wątpliwości co do zgodności z RODO — skonsultuj się z prawnikiem.

---

Budowanie workflow krok po kroku

Otwórz Make.com, kliknij "+ Create a new scenario" i zacznij od pustego kanwasu. Nazwij scenariusz — np. "Asystent AI do kategoryzacji maili".

Moduł 1 — trigger email (nowy mail w Gmail)

Kliknij "+" na kanwasie i wyszukaj Gmail. Z listy triggerów wybierz "Watch emails" (zaznaczony na screenie poniżej).

Wybierz "Watch emails" — to trigger uruchamiający cały scenariusz przy każdym nowym mailu Źródło: zrzut ekranu z panelu Make.com — opracowanie własne

Make poprosi o podłączenie konta Google — kliknij "Add", zaloguj się i zatwierdź uprawnienia. To standardowy OAuth, Make nie przechowuje Twojego hasła.

Skonfiguruj moduł dokładnie tak:

• Filter type — Simple filter
• Folder — Inbox
• Label — zostaw puste
• Criteria — All messages
• Mark email message(s) as read when fetched — No
• Limit — 10

Ustawienia triggera — Simple filter, Inbox, All messages, limit 10 na start Źródło: zrzut ekranu z panelu Make.com — opracowanie własne

Ustaw harmonogram uruchamiania: kliknij zegar w lewym dolnym rogu → Every 15 minutes. Scenariusz będzie sprawdzał nowe maile co kwadrans.

Moduł 2 — OpenAI klasyfikuje mail (kategoria + priorytet)

Kliknij "+" po prawej stronie modułu Gmail. Wyszukaj OpenAI i wybierz "Generate a response".

Podłącz swoje konto OpenAI — potrzebujesz klucza API z platform.openai.com.

Skonfiguruj górną część modułu:

• Model — gpt-5.4-nano (system) (najtańszy model OpenAI w 2026, $0.20/1M tokenów wejścia — wystarczy na klasyfikację)
• Prompt Type — Text prompt

Model gpt-5.4-nano — najtańszy i w zupełności wystarczający do klasyfikacji maili Źródło: zrzut ekranu z panelu Make.com — opracowanie własne

W polu "Prompt" wklej gotowy prompt (jeśli chcesz pisać lepsze prompty do AI — tu mam osobny poradnik →):

Jesteś asystentem klasyfikującym maile. Przeanalizuj poniższy mail i zwróć odpowiedź WYŁĄCZNIE w formacie JSON:

{
  "kategoria": "reklamacja" | "pytanie" | "zamowienie" | "reklama" | "inne",
  "priorytet": "pilne" | "normalne" | "niska_waga",
  "podsumowanie": "max 15 słów po polsku"
}

Zasady:
- reklamacja = klient niezadowolony, zgłasza problem z produktem/usługą
- pytanie = prośba o informację, cennik, dostępność
- zamowienie = chce złożyć zamówienie lub pyta o realizację
- reklama = newsletter bez wartości, phishing
- pilne = wymaga odpowiedzi dziś, klient zdenerwowany lub deadline

Mail do klasyfikacji:
Od: {{1.fromName}}
Temat: {{1.subject}}
Treść: {{substring(1.fullTextBody; 0; 1500)}}

Zmienne {{1.fromName}}, {{1.subject}} i {{substring(1.fullTextBody; 0; 1500)}} mapujesz klikając w pole i wybierając z listy danych z poprzedniego modułu. substring przycina treść maila do 1500 znaków — wystarczy na klasyfikację, a unikasz przepalania tokenów na długie stopki i cytowane wątki.

Przewiń niżej i ustaw:

• Max Output Tokens — 200

Prompt z dynamicznymi zmiennymi z Gmaila — serce całej automatyzacji. Max Output Tokens: 200 Źródło: zrzut ekranu z panelu Make.com — opracowanie własne

Kluczowe ustawienie — Output Format: JSON object

Kliknij "Advanced settings" na dole modułu. Znajdź sekcję "Output Format" i zmień Type na "JSON object".

Output Format: JSON object — Make.com automatycznie parsuje odpowiedź AI i udostępnia pola jako osobne zmienne Źródło: zrzut ekranu z panelu Make.com — opracowanie własne

To ustawienie sprawia, że Make.com automatycznie rozpoznaje strukturę JSON i udostępnia pola (kategoria, priorytet, podsumowanie) jako osobne zmienne — bez potrzeby ręcznego parsowania. Bez tego ustawienia musisz bawić się funkcją parseJSON(), co bywa źródłem błędów.

Poniżej widać pełny widok promptu z mapowanymi danymi z Gmaila w panelu po prawej:

Dane z Gmaila mapowane do promptu — Make.com podstawia je dynamicznie dla każdego maila Źródło: zrzut ekranu z panelu Make.com — opracowanie własne

Moduł 3 — Router według kategorii

Po OpenAI dodaj moduł Router — wyszukaj "Flow Control" → "Router". Router pozwala rozgałęzić scenariusz na kilka ścieżek w zależności od wyniku klasyfikacji.

W tym scenariuszu Router ma pięć ścieżek:

• Ścieżka 1 — kategoria = zamowienie
• Ścieżka 2 — kategoria = reklamacja
• Ścieżka 3 — kategoria = pytanie
• Ścieżka 4 — kategoria = reklama
• Ścieżka 5 — priorytet = pilne (niezależnie od kategorii)

Na każdym wyjściu Routera kliknij ikonkę klucza ("Set up a filter") i ustaw warunek. Dla ścieżki "Zamówienie":

• Condition — wybierz pole kategoria z modułu OpenAI
• Operator — Text operators: Equal to
• Value — zamowienie

Filtr ścieżki Zamówienie — Make.com sprawdza czy AI zwróciło kategorię "zamówienie" Źródło: zrzut ekranu z panelu Make.com — opracowanie własne